Školení zaměstnanců

I. Dokumenty ke stažení

• MOBILITY AGREEMENT VZOR
• PŘÍRUČKA PRO ZAMĚSTNANCE
• Staff Mobility Agreement for Training 2023/2024
• Potvrzení o délce a náplni pobytu (Confirmation)
• Závěrečná zpráva
• Grant pro pobytové a cestovní náklady
• Prezentace VUT

II. Obecné informace

Aby zaměstnanec mohl vycestovat na školení, musí nejdřív projít výběrovým řízením. Výběrové řízení probíhají dvakrát ročně (na zimní semest se výběrové řízení vyhlašuje v květnu a na letní semestr v prosinci). Pro případné další informace kontaktujte referentku programu na příslušné fakultě.

Cílem školení je umožnit pracovníkům získávat znalosti nebo konkrétní know-how ze zkušeností a příkladů dobré praxe dostupných v zahraničí, jakož i praktické dovednosti, které mají význam pro jejich současné zaměstnání a profesní rozvoj, posilování spolupráce mezi vysokoškolskými institucemi.

Školení zaměstnanců v rámci programu Erasmus+ podporuje profesní rozvoj pedagogických a nepedagogických pracovníků vysokých škol formou školení v zahraničí (s výjimkou konferencí), stínování zaměstnance na příslušném pracovišti, náslechů přednášek či odborného kurzu na partnerské vysokoškolské instituci nebo v jiné příslušné organizaci v zahraničí. Stínování zahraničních kolegů je tedy v pořádku, domlouvání budoucí spolupráce v rámci výzkumu by však již nemělo být hlavní náplní mobility - je to spíše přidaná hodnota, výstup mobilit, nikoliv samo školení jako takové. Školení musí souviset s pracovní náplní zaměstnance. 

Zapojené země:

• Norsko, Dánsko, Lucembursko, Island, Švédsko, Irsko, Finsko, Lichtenštějnsko (153€/den do 14. dne aktivity)
• Nizozemsko, Rakousko, Belgie, Francie, Německo, Itálie, Španělsko, Kypr, Řecko, Malta, Portugalsko (136€/ den do 14. dne aktivity)
• Slovinsko, Estonsko, Lotyšsko, Chorvatsko, Slovensko, Litva, Turecko, Maďarsko, Polsko, Rumunsko, Buhlharsko, Republika Severní Makedonie, Srbsko( 119€/den do 14. dne aktivity)

III. Podmínky účasti

• Pro mobilitu školení neplatí povinnost uzavření Interinstitucionální smlouvy se zahraničními univerzitami, tak jak je tomu u výukového pobytu.
• Školení lze realizovat  vždy v období daného akademického roku, od 1.6. do 30.9. následujícího roku.
• Minimální délka školení jsou 2 pracovní dny, maximální délka pobytu je 60 dnů (mimo cestovní dny).
• Školení může být vykonáváno i ve dnech oficiálního pracovního klidu v přijímající zemi.
• Oprávněnými aktivitami jsou: staff weeks, job shadowing, jazykové kurzy apod. Za nepřípustnou aktivitu se považuje účast na konferenci.
• NOVÉ: Vyhledávač školení IMOTION (nabídky zahraničních univerzit na staff weeks).

IV. administrativní postup

Postup před výjezdem

• Zaměstnanec se ohlásí na Odbor internazionalizace Rektorátu nejméně 3 týdny před zahájením cesty.
• Zaměstnanec dodá Training mobility agreement opatřený podpisy kontaktních osob z obou institucí a zaměstnancem (koordinátorem vysílající školy může být osoba uvedená v Interinstitucionální smlouvě, vedoucí ústavu nebo děkan fakulty). Dokument musí obsahovat předběžný program školení a rozepsané pracovní dny. Dokument  stačí dodat podepsaný před cestou v elektronické podobě.
• Na základě předloženého Training programu bude zaměstnanci potvrzen cestovní příkaz a vystavena účastnická smlouva.

Postup během pobytu

• Během pobytu pracovník dodržuje předem schválený program školení i počet dnů.

Postup po návratu

• Na konci pobytu zahraniční strana potvrzuje tzv. Confirmation of the training agreement (nutné je dovést originál tohoto dokumentu, naskenovaná kopie nebude akceptována). Potvrzení školení je rozhodující pro konečné určení výše grantu.  Potvrzení výuky je rozhodující pro určení konečné výše grantu. Akceptuje se také dokument vystavený zahraniční stranou na jejich hlavičkovém papíře.
• Po návratu zaměstnanec vyplňuje závěrečnou zprávu pro Evropskou unii (online) a k vyúčtování přikládá závěrečnou zprávu z pracovní cesty, kde je popsána náplň školení a jakým způsobem budou využity nabyté znalosti. Výstupy ze závěrečných zpráv se reportují Národní agentuře. 

Po návratu z pracovní cesty připravte elektronické vyúčtování a následující dokumenty odevzdejte na Odbor Internazionalizace RE:

• Originály Confirmation a závěrečné zprávy
• Všechny faktury (finální, doklad o rezervaci či zálohová faktura nestačí), lístky za MHD (pokud máte jízdenky fyzicky, prosím doručte je, pokud nakupujete např. v automatu a nabíjíte kartu – je nutný doklad o zaplacení a ceně – zde pouze výpis z účtu nestačí), letenky včetně boarding passů apod. (jakékoliv menší doklady než A4 prosím nalepte nebo připevněte na list A4)
• Jestliže jste něco platili kartou, je potřeba vždy dodat potvrzení o platbě (výpis z účtu).

• Na faktuře za ubytování musí být napsáno, zde byla v ceně zahrnuta i strava (pokud ne, tak přiložte čestné prohlášení, či tuto informaci uveďte v závěrečné zprávě). Pokud je na faktuře cena za snídani vyčíslená a uvedená zvlášť, do ubytování si nárokujte pouze cenu za ubytování a snídani si nárokujte pouze v rámci stravného-tzn. neodkliknete si ji ve stravném, ale nikde jinde ji nenárokujte.

• Do vyúčtování uvádějte vždy měnu, která je na faktuře.
• Pokud jste něco platili společně, musíte nakopírovat faktury (případně výpisy z účtu) do každého vyúčtování a rozepsat, jakou poměrnou částku dáváte do vyúčtování. Ideální však je, aby každý měl svou fakturu zvlášť. Jestliže budete do el. vyúčtování sčítat menší částky do jedné souhrnné (např. za MHD, do el. vyúčtování nemusíte rozepisovat jednotlivé jízdenky), prosím o rozepsání a informaci na papír, ke kterému jsou doklady připevněny.

• V případě nutnosti využití např. taxíku, zapůjčení auta, či pokud cestujete autem na/z letiště, musí být tato skutečnost vždy uvedena a řádně zdůvodněna v závěrečné zprávě či čestném prohlášení. U cesty autem je nutné, aby bylo dopředu schválené v CP. Pokud tomu tak není, a zaměstnanec si nárokuje proplacení, musí se dodatečně dodat písemné schválení od vedoucího pracovníka a bude proplacena pouze náhrada ve výši jízdenky veřejnou dopravou (v tomto případě nebudou proplaceny další náklady jako je například dálniční známka nebo parkování).

V. Financování pobytu

• Finanční podpora programu Erasmus je určena na pokrytí části nákladů souvisejících se školením a představuje příspěvek na zvýšené náklady spojené s pobytem v zahraničí.
• Finanční podpora se přiděluje zvlášť na pobytové náklady a na cestovné a to paušální částkou. Výše grantu na cestovné vychází z kilometrové vzdálenosti, vypočtené Distance Calculatorem.
• Finanční podpora na pobytové náklady je poskytována výlučně na pracovní dny, které jsou potvrzené v Training mobility agreement. Sazby pro 1.-14. den zahraniční cesty jsou vyšší než pro 15. a další den.
• Finanční podpora nemůže být použita k úhradě nákladů, které jsou již hrazeny z jiných akcí/programů EU.

Pobytové náklady
Skupina	Do 14. dne aktivity	Od 15. dne aktivity do 6. dne aktivity
Norsko, Dánsko, Lucembursko, Island, Švédsko, Irsko, Finsko, Lichtenštejnsko	153 EUR/den	107,1 EUR/den
Nizozemsko, Rakousko, Belgie, Francie, Německo, Itálie, Španělsko, Kypr, Řecko, Malta, Portugalsko	136 EUR/den	95,2 EUR/den
Slovinsko, Estonsko, Lotyšsko, Chorvatsko, Slovensko, Litva, Turecko, Maďarsko, Polsko, Rumunsko, Bulharsko, Republika Severní Makedonie, Srbsko	119 EUR/den	83,3 EUR/den
Cestovní náklady
Vzdálenost	Cestovní grant	Green Erasmus
10-99 km	23 EUR
Mezi 100 a 499 km	180 EUR	210 EUR
Mezi 500 a 1 999 km	275 EUR	320 EUR
Mezi 2 000 a 2 999 km	360 EUR	410 EUR
Mezi 3 000 a 3 999 km	530 EUR	610 EUR
Mezi 4 000 a 7 999 km	820 EUR
8 000 km nebo více	1 500 EUR

Mimořádné vysoké náklady

• Zaměstnanci mají možnost požádat o finanční podporu na vysoké cestovní náklady, pokud se rozhodnout cestovat dopravním prostředkem s nižšími emisemi uhlíku
• Tato finanční podpora je udělována pouze v případě, kdy zaměstnanec bude schopen odůvodnit, že standardní pravidla financování (založená na jednotkových nákladech podle pásem vzdálenosti) nepokrývají alespoň 70 % cestovních nákladů

Green Erasmus

• V případě využití ekologičtějšího dopravního prostředku, jako je například autobus, vlak nebo loď, přisluší účastníkovi mobility vyšší cestovní grant. Hlavní část cesty musí být realizována některým z uvedených prostředků a účastníci musí uchovávat důkazy o uskutečnění takovéto cesty (jízdenky).

Další důležité informace k postupu a pravidlům Erasmus+ naleznete v Pokynu č. 19/2017.