Informace o zpracování osobních údajů studentů Vysokého učení technického v Brně

1.  Správce osobních údajů

Správce osobních údajů, kterým je Vysoké učení technické v Brně, Antonínská 548/1, 602 00 Brno, IČ: 00216305, DIČ: CZ00216305, je veřejnou vysokou školou zřízenou zákonem. Při své činnosti Vysoké učení technické v Brně zpracovává osobní údaje podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a podle dalších právních předpisů. Vysoké učení technické v Brně (dále i „VUT“) v souvislosti s účinností výše uvedeného Nařízení (dále i „Nařízení GDPR“) ustanovilo pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Mgr. Lucie Schimmelová. Pověřence je možno kontaktovat na adrese: Vysoké učení technické v Brně, Gorkého 62/13, 602 00 Brno, e-mail: poverenec@vut.cz.

2.  Účely zpracování osobních údajů

Univerzita zpracovává osobní údaje studentů za účelem:

• vedení studijní agendy a plnění povinností vyplývajících ze studijního poměru,
• vedení matriky studentů,
• vydávání dokladů o studiu a o absolvování studia,
• zajištění identifikace studentů při plnění studijních povinností a při administraci studia,
• organizace výuky, zkoušek a dalších studijních úkonů,
• poskytování stipendií a dalších plnění studentům,
• zajištění kontaktu se studentem v odůvodněných případech souvisejících se studiem, správou studijní agendy nebo ochranou života, zdraví a bezpečnosti osob v krizových situacích,
• plnění evidenčních, oznamovacích, statistických a dalších zákonných povinností univerzity,
• plnění povinností vůči orgánům veřejné moci a dalším oprávněným příjemcům,
• vedení spisové služby, archivace a ochrany práv univerzity i studentů.

Telefonní kontakt studenta je po zápisu do studia veden v informačním systému univerzity, student si jej může ve svém účtu spravovat a údaj může být využíván zejména pro krizové notifikace a další odůvodněné mimořádné situace.

3.  Právní základ zpracování

Osobní údaje studentů jsou zpracovávány zejména na těchto právních základech:

• čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – splnění právní povinnosti správce,
• čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR – splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci,
• případně v jednotlivých odůvodněných případech také čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – splnění smlouvy nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů.

Právním základem zpracování je zejména zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů, a další související právní předpisy upravující činnost univerzity. Telefonní kontakt využívaný pro krizové notifikace a mimořádné situace univerzita zpracovává primárně podle čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR.

4.  Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Univerzita zpracovává zejména tyto osobní údaje studentů:

a) Identifikační a kontaktní údaje

Jméno, popřípadě další jména, příjmení, rodné příjmení, tituly, rodné číslo, bylo-li přiděleno, datum narození, místo narození, adresa místa trvalého pobytu na území České republiky, adresa bydliště mimo území České republiky, případně doručovací adresa, soukromá e-mailová adresa, pokud ji student sdělí, telefonní kontakt, elektronická adresa studenta v informačním systému univerzity, osobní číslo univerzity, u cizinců též pohlaví, bydliště v České republice a státní občanství.

Telefonní kontakt může být do studijního informačního systému převzat z údajů uvedených při podání přihlášky ke studiu; po zápisu do studia je dále veden jako kontaktní údaj studenta. Student může tento údaj následně ve svém účtu upravovat podle funkčního nastavení příslušného systému.

b) Údaje o studiu a studijním průběhu

Údaje o zápisu do studia, o předchozím vzdělání, o studijním programu a formě studia, o zápisu do vyššího ročníku nebo dalšího bloku, o přerušení studia, o ukončení studia, o vykonaných zkouškách a státních zkouškách, o uděleném akademickém titulu, o čísle vysokoškolského diplomu a dodatku k diplomu, byl-li vydán, a další údaje související s plněním studijních povinností a vedením studijní agendy.

c) Údaje o dokladech a identifikátorech

Údaje potřebné k vydání průkazu studenta, výkazu o studiu, potvrzení o studiu, dokladu o vykonaných zkouškách, vysokoškolského diplomu a dodatku k diplomu, číslo průkazu studenta a další interní identifikátory používané univerzitou.

d) Fotografie studenta

Fotografie studenta je zpracovávána za účelem vydání průkazu studenta a dále za účelem identifikace studenta při plnění studijních povinností, při administraci studia, při komunikaci se studijním oddělením, při identifikaci u zkoušek nebo jiných studijních úkonů a pro správu přístupů a oprávnění v univerzitních informačních systémech a souvisejících službách, pokud je takové zpracování v konkrétním prostředí univerzity využíváno.

e) Ekonomické a platební údaje

Číslo bankovního účtu, pokud jej student sdělí pro výplatu stipendia nebo jiného plnění, a další údaje nezbytné pro vedení související účetní a platební agendy.

5.  Zdroj osobních údajů

Osobní údaje jsou získávány především přímo od studenta, zejména při podání přihlášky, při zápisu do studia, v průběhu studia, z podkladů předložených studentem a z údajů vznikajících při plnění studijních povinností.

Kontaktní údaje, včetně telefonního kontaktu, jsou získávány přímo od studenta při podání přihlášky, při zápisu do studia, v průběhu studia nebo jejich pozdější aktualizací v univerzitních informačních systémech.

Další údaje mohou vznikat z úřední činnosti univerzity nebo být získány od jiných oprávněných subjektů, pokud tak stanoví právní předpis.

6.  Příjemci osobních údajů

Osobní údaje studentů mohou být zpřístupněny nebo předány zejména:

• zaměstnancům a orgánům univerzity, kteří je potřebují pro plnění svých pracovních nebo funkčních povinností,
• Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy v rozsahu stanoveném právními předpisy,
• zpracovatelům zajišťujícím technické a organizační služby pro univerzitu,
• dalším orgánům veřejné moci nebo jiným subjektům, stanoví-li tak právní předpis nebo pravomocné rozhodnutí příslušného orgánu,
• správci centrálního registru pojištěnců a dalším subjektům systému veřejného zdravotního pojištění, je-li to nezbytné pro plnění zákonných oznamovacích a evidenčních povinností univerzity.

K telefonnímu kontaktu studenta mají přístup pouze oprávněné osoby, které jej potřebují pro plnění svých pracovních povinností v rámci studijní, administrativní, technické nebo bezpečnostní agendy univerzity. Pokud je telefon využíván v rámci krizových notifikací, děje se tak pouze v rozsahu odpovídajícím tomuto účelu.

V případě, že student požádá o vydání průkazu ISIC nebo jiné obdobné služby poskytované třetím subjektem, mohou být nezbytné osobní údaje předány tomuto subjektu v rozsahu nutném pro vydání a správu takového průkazu nebo služby.

7.  Předávání osobních údajů do třetích zemí

Osobní údaje studentů nejsou v rámci běžného vedení studijní agendy předávány do třetích zemí ani mezinárodním organizacím, ledaže by to vyplývalo z konkrétní služby, kterou student využije, nebo z konkrétní mezinárodní spolupráce. V takovém případě bude student informován samostatně v souladu s platnými právními předpisy.

8.  Doba uchování osobních údajů

Údaje vedené v matrice studentů a doklady o rozhodných událostech jsou uchovávány v souladu s právními předpisy upravujícími činnost univerzity, archivnictví a spisovou službu. Ostatní osobní údaje, které nejsou součástí matriky studentů ani archiválií, jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro naplnění příslušného účelu a následně po dobu stanovenou spisovým a skartačním plánem univerzity, účetními a daňovými předpisy nebo jinými relevantními právními povinnostmi.

Fotografie studenta je uchovávána po dobu trvání statusu studenta a dále po dobu nezbytnou pro vypořádání navazujících administrativních a kontrolních procesů, nejdéle však podle interního spisového a skartačního režimu univerzity, není-li fotografie součástí jiného dokumentu podléhajícího odlišnému retenčnímu režimu.

Údaje o čísle bankovního účtu studenta jsou uchovávány po dobu nezbytnou pro realizaci plateb a následně po dobu vyžadovanou příslušnými účetními a daňovými předpisy.

Telefonní kontakt studenta je uchováván po dobu nezbytnou pro plnění účelu, pro který je veden, a následně podle příslušného interního retenčního režimu univerzity.

9.  Práva subjektu údajů

Student má za podmínek stanovených GDPR právo:

• požadovat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných osobních údajů,
• požadovat doplnění neúplných osobních údajů,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování, je-li zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR,
• podat stížnost u dozorového úřadu.

Právo na výmaz není absolutní a neuplatní se v rozsahu, v jakém je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti správce nebo pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Právo na přenositelnost osobních údajů se neuplatní v rozsahu, v jakém je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Omezení těchto práv vyplývají přímo z GDPR, zejména z čl. 17 a čl. 20 odst. 3.

Žádosti o výkon práv subjektu údajů lze podat na kontaktních údajích správce nebo pověřence pro ochranu osobních údajů uvedených výše.

10.  Právo podat stížnost

Student má právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7

11.  Automatizované rozhodování

V rámci běžného vedení studijní agendy nedochází k rozhodování založenému výlučně na automatizovaném individuálním rozhodování, včetně profilování, ledaže by univerzita v konkrétní agendě výslovně stanovila jiný postup a subjekt údajů o tom odpovídajícím způsobem informovala.