Informace o zpracování a ochraně osobních údajů na univerzitě

1.  Správce osobních údajů

Správce osobních údajů, kterým je Vysoké učení technické v Brně, Antonínská 548/1, 602 00 Brno, IČ: 00216305, DIČ: CZ00216305, je veřejnou vysokou školou zřízenou zákonem. Při své činnosti Vysoké učení technické v Brně (dále jen „univerzita“) zpracovává osobní údaje podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a podle dalších právních předpisů. Vysoké učení technické v Brně (dále i „VUT“) v souvislosti s účinností výše uvedeného Nařízení (dále i „Nařízení GDPR“) ustanovilo pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Mgr. Lucie Schimmelová. Pověřence je možno kontaktovat na adrese: Vysoké učení technické v Brně, Gorkého 62/13, 602 00 Brno, e-mail: poverenec@vut.cz.

2.  Kdo je typicky subjektem údajů

Univerzita zpracovává osobní údaje zejména o těchto kategoriích osob:

• uchazeči o studium,
• studenti,
• absolventi,
• účastníci programů celoživotního vzdělávání,
• zaměstnanci,
• uchazeči o zaměstnání,
• externí spolupracovníci, členové orgánů a komisí,
• účastníci konferencí, kurzů, odborných a popularizačních akcí,
• dodavatelé, smluvní partneři a jejich kontaktní osoby,
• návštěvníci univerzitních objektů a uživatelé univerzitních služeb,
• osoby vystupující v rámci vědecké, výzkumné, vývojové, inovační, umělecké a další tvůrčí činnosti univerzity.

3.  Hlavní účely zpracování osobních údajů

Univerzita zpracovává osobní údaje zejména za účelem:

• uskutečňování akreditovaných studijních programů a programů celoživotního vzdělávání,
• vedení přijímacího řízení, studijní agendy, matriky studentů a souvisejících evidencí,
• vydávání dokladů o studiu a dokladů o absolvování studia,
• organizace výuky, zkoušek, státních zkoušek, rigorózních a habilitačních řízení a dalších akademických procesů,
• poskytování stipendií, ubytování, stravování a dalších služeb studentům,
• personální, mzdové, daňové, pojistné a pracovněprávní agendy,
• vedení účetnictví, správy majetku, smluvní a provozní agendy,
• zajištění bezpečnosti osob, majetku, informačních systémů a provozu univerzity,
• plnění povinností vůči orgánům veřejné moci a dalším oprávněným subjektům,
• uskutečňování vědecké, výzkumné, vývojové, inovační, umělecké a další tvůrčí činnosti,
• organizace konferencí, odborných, vzdělávacích, společenských a popularizačních akcí,
• komunikace s veřejností, informační a propagační činnosti, je-li k tomu dán odpovídající právní důvod,
• vedení spisové služby, archivace a ochrany práv a oprávněných zájmů univerzity i dotčených osob.

4.  Typické kategorie zpracovávaných osobních údajů

Univerzita může v závislosti na konkrétní agendě zpracovávat zejména tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje, například jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, bylo-li přiděleno,
• kontaktní údaje, například adresa, e-mail, telefonní číslo, datová schránka,
• údaje o studiu, vzdělání, kvalifikaci a odborné způsobilosti,
• údaje o zaměstnání, pracovním zařazení a výkonu práce,
• ekonomické a platební údaje,
• provozní a lokalizační údaje související s využíváním univerzitních systémů a služeb,
• identifikátory vydávané nebo používané univerzitou, například osobní číslo, číslo průkazu, uživatelský identifikátor,
• obrazové či zvukové údaje, pokud je jejich zpracování nezbytné pro konkrétní účel,
• údaje související s vědeckou, výzkumnou, vývojovou, inovační, uměleckou nebo další tvůrčí činností,
• ve zvlášť odůvodněných případech také zvláštní kategorie osobních údajů, například údaje o zdravotním stavu nebo členství v odborové organizaci, je-li pro jejich zpracování dán odpovídající právní důvod.

5.  Právní důvody zpracování osobních údajů

Univerzita zpracovává osobní údaje zejména na těchto právních základech:

• čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – splnění právní povinnosti,
• čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR – splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci,
• čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – splnění smlouvy nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy,
• čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas subjektu údajů, je-li vyžadován nebo zvolen jako právní titul,
• čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem univerzity, a to v případech, kdy je tento právní základ použitelný a nejde o zpracování prováděné univerzitou při výkonu její veřejné moci či veřejného úkolu.

V případě zvláštních kategorií osobních údajů univerzita postupuje podle čl. 9 GDPR a souvisejících právních předpisů.

6.  Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Osobní údaje mohou být podle povahy konkrétní agendy zpřístupněny nebo předány zejména:

• zaměstnancům a orgánům univerzity, kteří je potřebují pro plnění svých pracovních nebo funkčních povinností,
• ministerstvům, správním úřadům a dalším orgánům veřejné moci, stanoví-li tak právní předpis,
• smluvním zpracovatelům, kteří pro univerzitu zajišťují technické, organizační, administrativní nebo jiné podpůrné služby,
• poskytovatelům informačních systémů, cloudových, komunikačních, účetních, archivačních, bezpečnostních nebo obdobných služeb,
• dalším příjemcům, pokud to vyžaduje právní předpis, smlouva nebo souhlas subjektu údajů.

7.  Předávání osobních údajů do třetích zemí

Osobní údaje nejsou běžně předávány do třetích zemí ani mezinárodním organizacím, ledaže by to vyplývalo z konkrétní služby, smluvního vztahu, mezinárodní spolupráce nebo jiné zvláštní agendy. V takovém případě univerzita poskytne dotčené osobě odpovídající informaci v souladu s GDPR.

8.  Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje univerzita zpracovává pouze po dobu nezbytnou pro naplnění příslušného účelu zpracování.

Doba uchování se odvíjí zejména od:

• příslušných právních předpisů,
• interního spisového a skartačního řádu a spisového a skartačního plánu univerzity,
• archivačních povinností,
• účetních, daňových, pracovněprávních a dalších retenčních povinností,
• potřeby ochrany právních nároků univerzity nebo dotčených osob.

Po uplynutí stanovené doby jsou osobní údaje vymazány, zlikvidovány, anonymizovány nebo předány do archivního režimu, pokud to vyžaduje právní předpis.

9.  Práva subjektů údajů

Subjekt údajů má za podmínek stanovených GDPR právo:

• požadovat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných osobních údajů,
• požadovat doplnění neúplných osobních údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování,
• požadovat přenositelnost osobních údajů,
• odvolat souhlas se zpracováním, je-li zpracování založeno na souhlasu,
• podat stížnost u dozorového úřadu.

Právo na výmaz není absolutní a neuplatní se v rozsahu, v jakém je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti správce nebo pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci.

Právo na přenositelnost osobních údajů se neuplatní v rozsahu, v jakém je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Omezení těchto práv vyplývají přímo z GDPR, zejména z čl. 17 a čl. 20 odst. 3.

Žádosti o výkon práv subjektu údajů lze podat na kontaktních údajích správce nebo pověřence pro ochranu osobních údajů uvedených výše.

10.  Právo podat stížnost 

Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7

11.  Automatizované rozhodování

Univerzita při běžném výkonu svých činností zpravidla nečiní rozhodnutí založená výlučně na automatizovaném individuálním rozhodování, včetně profilování, ledaže by v konkrétní agendě stanovila jiný postup a dotčenou osobu o tom odpovídajícím způsobem informovala.

12.  Zvláštní informace pro jednotlivé agendy

Podrobnější informace o zpracování osobních údajů v jednotlivých agendách univerzita zveřejňuje nebo poskytuje samostatně, zejména pro tyto oblasti:

• uchazeči o studium,
• studenti,
• absolventi,
• zaměstnanci a uchazeči o zaměstnání,
• účastníci akcí a konferencí,
• smluvní partneři a dodavatelé,
• kamerové systémy,
• webové stránky, cookies a elektronická komunikace,
• alumni portál a newslettery,
• další specifické agendy podle povahy zpracování

Uchazeči o studium Studenti Absolventi