Informace o zpracování osobních údajů absolventů

1.  Správce osobních údajů

Správce osobních údajů, kterým je Vysoké učení technické v Brně, Antonínská 548/1, 602 00 Brno, IČ: 00216305, DIČ: CZ00216305, je veřejnou vysokou školou zřízenou zákonem. Při své činnosti Vysoké učení technické v Brně zpracovává osobní údaje podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a podle dalších právních předpisů. Vysoké učení technické v Brně (dále i „VUT“) v souvislosti s účinností výše uvedeného Nařízení (dále i „Nařízení GDPR“) ustanovilo pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Mgr. Lucie Schimmelová. Pověřence je možno kontaktovat na adrese: Vysoké učení technické v Brně, Gorkého 62/13, 602 00 Brno, e-mail: poverenec@vut.cz.

2.  Účely zpracování osobních údajů

Univerzita může zpracovávat osobní údaje absolventů zejména za účelem:

• vedení alumni agendy,
• komunikace s absolventy,
• organizace aktivit, akcí a služeb určených absolventům,
• vedení a rozvoje komunity absolventů,
• evidence a správy registrací absolventů do alumni služeb a nástrojů univerzity,
• zveřejnění nebo zpřístupnění vybraných údajů v rámci alumni služeb, pokud k tomu absolvent udělí souhlas.

Pokud se absolvent registruje do alumni portálu nebo využívá související alumni služby, poskytuje univerzita podrobnější informace o zpracování osobních údajů samostatně pro tuto konkrétní agendu.

3.  Právní základ zpracování

Osobní údaje absolventů jsou zpracovávány zejména na základě:

• čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas subjektu údajů, je-li zpracování spojeno s registrací do alumni portálu, zasíláním newsletterů, zveřejněním profilu nebo jinou dobrovolnou alumni komunikací,
• případně jiného odpovídajícího právního důvodu, je-li pro konkrétní dílčí agendu dán.

Souhlas je udělován dobrovolně. Neudělení souhlasu nebo jeho odvolání nemá vliv na dříve ukončené studium ani na práva a povinnosti vyplývající z předchozího studijního poměru.

4.  Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Univerzita může v závislosti na konkrétní alumni agendě zpracovávat zejména tyto osobní údaje absolventů:

• identifikační údaje,
• kontaktní údaje,
• údaje o studiu a absolvování studia,
• profesní a další profilové údaje, které absolvent dobrovolně poskytne,
• další údaje nezbytné pro fungování konkrétní alumni služby.

Pokud je využíván alumni portál, konkrétní rozsah zpracovávaných osobních údajů je uveden v samostatné informaci vztahující se k alumni portálu. V portálové verzi, kterou máte nyní připravenou, je tento rozsah rozepsán detailně včetně identifikačních, studijních, kontaktních, profesních a ověřovacích údajů.

5.  Zdroj osobních údajů

Osobní údaje jsou získávány především přímo od absolventa, zejména při registraci do alumni služeb, při vyplnění profilu nebo v rámci komunikace s univerzitou.

V nezbytném rozsahu mohou být některé údaje ověřeny nebo doplněny z interních evidencí univerzity, zejména za účelem ověření, zda je osoba skutečně absolventem univerzity.

6.  Příjemci osobních údajů

Osobní údaje absolventů mohou být zpřístupněny nebo předány zejména:

• zaměstnancům univerzity, kteří je potřebují pro plnění svých pracovních povinností,
• zpracovatelům zajišťujícím technické, organizační nebo komunikační služby pro univerzitu,
• dalším subjektům, pokud tak stanoví právní předpis nebo pravomocné rozhodnutí příslušného orgánu.

Pokud je součástí alumni služby možnost zpřístupnění vybraných údajů dalším registrovaným uživatelům, děje se tak pouze v rozsahu a za podmínek stanovených pro konkrétní službu a zpravidla na základě souhlasu absolventa. To odpovídá i portálovému dokumentu, kde je tato funkcionalita popsána samostatně.

7.  Předávání osobních údajů do třetích zemí

Osobní údaje absolventů nejsou běžně předávány do třetích zemí ani mezinárodním organizacím, ledaže by to vyplývalo z konkrétní technické služby nebo komunikační platformy. V takovém případě bude absolvent informován v souladu s platnými právními předpisy.

8.  Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje absolventů jsou zpracovávány pouze po dobu nezbytnou pro naplnění příslušného účelu zpracování.

Je-li zpracování založeno na souhlasu, jsou osobní údaje zpravidla zpracovávány po dobu trvání uděleného souhlasu, tedy do jeho odvolání, nejdéle však po dobu existence příslušné alumni agendy nebo služby.

Pokud absolvent souhlas odvolá, budou jeho osobní údaje bez zbytečného odkladu vyřazeny, vymazány nebo anonymizovány, není-li jejich další zpracování nezbytné z jiného zákonného důvodu. Stejný princip je použit i v detailní portálové informaci.

9.  Práva subjektu údajů

Absolvent má za podmínek stanovených GDPR právo:

• požadovat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných osobních údajů,
• požadovat doplnění neúplných osobních údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování,
• požadovat přenositelnost osobních údajů,
• odvolat souhlas se zpracováním, je-li zpracování založeno na souhlasu,
• podat stížnost u dozorového úřadu.

Žádosti o výkon práv subjektu údajů lze podat na kontaktních údajích správce nebo pověřence pro ochranu osobních údajů uvedených výše. Takto jsou práva popsána i v detailním alumni dokumentu.

10.  Odvolání souhlasu

Je-li zpracování osobních údajů absolventa založeno na souhlasu, může absolvent tento souhlas kdykoli odvolat způsobem stejně jednoduchým, jakým byl souhlas udělen.

Podrobnosti o způsobu odvolání souhlasu jsou uvedeny vždy u konkrétní alumni služby nebo v samostatné informaci vztahující se k alumni portálu. V přiloženém portálovém textu je odvolání popsáno přesněji, včetně možnosti využít nastavení účtu, adresu správce, datovou schránku nebo e-mail.

11.  Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Na pověřence pro ochranu osobních údajů se může absolvent obrátit v případě jakýchkoli dotazů, požadavků nebo podnětů týkajících se zpracování a ochrany osobních údajů nebo při uplatnění svých práv.

12.  Právo podat stížnost

Absolvent má právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7

13.  Automatizované rozhodování

Při zpracování osobních údajů absolventů nedochází k rozhodování založenému výlučně na automatizovaném individuálním rozhodování, včetně profilování, ledaže by byl absolvent o takovém postupu samostatně informován.