Master's Thesis

Design of Automatic Invoice Processing in a Selected Company

Final Thesis 5.62 MB

Author of thesis: Ing. Tomáš Martiník

Acad. year: 2025/2026

Supervisor: Ing. Lukáš Novák, Ph.D.

Reviewer: doc. Ing. Miloš Koch, CSc.

Abstract:

This thesis focuses on the automation of incoming invoice processing in a corporate environment. The proposed solution combines optical character recognition (OCR) and large language models (LLMs) to extract structured data from invoice documents and integrate them into the Helios accounting system. The system is designed as a modular pipeline covering e-mail intake, document processing, data extraction, validation, and system integration. The thesis also discusses a possible extension based on historical accounting data for suggesting accounting attributes. The proposed approach aims to reduce manual workload, improve data traceability, and increase overall process efficiency.

Keywords:

Invoice Processing, Process Automation, OCR, LLM, Document Understanding, System Integration, Accounting Systems

Date of defence

16.06.2026

Result of the defence

Defended (thesis was successfully defended)

znamkaAznamka

Grading

A

Process of defence

Student ve své prezentaci seznámil komisi s cíli, řešením a výsledky, ke kterým v závěrečné práci dospěl. Komise se poté seznámila s posudky a hodnocením vedoucího práce a oponenta. Otázky z posudku vedoucího nejsou, otázky z posudku oponenta zodpověděl v plném rozsahu. Otázky členů komise: 1 doc. Ing. Vít Novotný, Ph.D. - Jak je to s informační bezpečností dat v rámci využívaní AI? Zodpovězeno studentem. 2 Ing. Tomáš Dvořák - Skenujete každý email, který přijde? není tam žádná preselekce? Zodpovězeno studentem. 3 Ing. Tomáš Dvořák - Jak máte ošetřeno když dojde k výpadku LM modelu? Zodpovězeno studentem. 4 prof. RNDr. Zdeněk Pospíšil, Dr. - V analýze rizik specifikujete riziko s chybovostí LM. Jak často k tomu dochází? Zodpovězeno studentem. Na základě přednesené prezentace a odpovědí na otázky položené v diskusi komise rozhodla, že student práci obhájil.

Language of thesis

English

Faculty

Fakulta podnikatelská

Department

Institute of Quantitative Engineering

Study programme

Information Management (MGR-IM-KS)

Composition of Committee

doc. Ing. Vít Novotný, Ph.D. (předseda)
prof. RNDr. Zdeněk Pospíšil, Dr. (místopředseda)
Mgr. Milan Křápek, Ph.D. (člen)
Ing. Lukáš Novák, Ph.D. (člen)
Ing. Tomáš Dvořák (člen)

Supervisor’s report
Ing. Lukáš Novák, Ph.D.

Diplomová práce se zabývá návrhem automatizovaného zpracování přijatých faktur ve vybrané společnosti s využitím OCR a jazykových modelů. Téma práce je velmi aktuální a zároveň prakticky významné, neboť reaguje na rostoucí potřebu automatizace administrativních procesů v podnikové sféře. Autor vhodně propojuje oblast podnikové informatiky, financí a moderních AI technologií. Zadání práce bylo splněno.

Práce je logicky strukturována a jednotlivé kapitoly na sebe navazují. Teoretická část poskytuje přehled relevantních konceptů z oblasti podnikových informačních systémů, OCR, LLM a projektového řízení.

V analytické části autor podrobně popsal současný stav zpracování faktur ve společnosti, identifikoval slabá místa procesu a vhodně podložil význam řešeného problému reálnými daty o objemu zpracovávaných faktur. Oceňuji zejména schopnost autora zasadit návrh do reálného korporátního prostředí s omezeními vyplývajícími z existence centrálně řízeného systému SAP a lokálního systému Helios.

Za hlavní přínos práce považuji návrh modulární architektury řešení, která kombinuje automatizovaný příjem dokumentů, OCR, LLM extrakci dat, validační mechanismy a integraci do účetního systému Helios. Autor správně zdůrazňuje princip asistované automatizace a zachování lidské kontroly nad účetní správností. Velmi pozitivně hodnotím také experimentální část práce zaměřenou na testování OCR/LLM přístupů, ekonomické vyhodnocení návrhu a zpracování rizikové analýzy metodou RIPRAN. Práce tak nepůsobí pouze jako teoretický návrh, ale jako realisticky uvažovaný podklad pro možné nasazení.

Po formální stránce je práce zpracována na velmi dobré úrovni. Text je odborný, přehledný a srozumitelný.

Autor během zpracování práce pracoval samostatně, aktivně konzultoval průběžné výstupy a prokázal velmi dobrou orientaci v problematice podnikových systémů i moderních AI technologií. Cíl práce byl splněn. Práce splňuje požadavky kladené na diplomovou práci a doporučuji ji k obhajobě. 
Evaluation criteria Grade
Meeting the objectives A
Selected procedure of the solution, the adequacy of the used methods A
The ability to interpret the results and to draw conclusions A
The practical usability of conclusions A
The thesis´s framework, formalities, used terminology and the professional level of language B
Using of information resources, including citations B

Grade proposed by supervisor: A

Reviewer’s report
doc. Ing. Miloš Koch, CSc.

Práce splňuje požadavky standardně kladené na  diplomovou práci v daném oboru
Evaluation criteria Verbal classification Grade
Meeting the objectives Stanovené cíle byly splněny. A
Selected procedure of the solution, the adequacy of the used methods Použitý postup řešení je adekvátní problému. B
The ability to interpret the results and to draw conclusions Posluchač je schopen správně interpretovat výsledky a vyvozovat z nich závěry. A
The practical usability of conclusions Výsledky jsou prakticky použitelné a přínosné. A
The thesis´s framework, used terminology and the professional level of language Nevidím osobně důvod, proč by práce musela být v anglickém jazyce. Terminologie i jazyková úroveň jsou v pořádku. B
Using of information resources Práce s informačními zdroji je adekvátní. B
Topics for thesis defence:
  1. Vysvětlete, proč jste práci zpracovával v angličtině. Byl k tomu skutečně relevantní důvod?

Grade proposed by reviewer: A

Responsibility: Mgr. et Mgr. Hana Odstrčilová