Dostupné kapacity na jednotlivých typech úložišť po 1. 10. 2026 (bez poplatku), resp. po 1. 3. 2027 (finálně)

Využití příslušných úložišť je možné v průběhu trvání celého pracovního a nebo studentského vztahu, přičemž k datu ukončení vztahu k VUT je zahájena 30-ti denní ochranná lhůta, po které budou data z osobních úložišť a mailových schránek odstraněna.
Kapacity na službách lze z technických důvodů nastavovat pouze v krocích 10GB, 20GB, 50GB, 100GB, 200GB, 500GB, 1TB, 2TB, 5TB.

Harmonogram zavádění změn

V souvislosti s novou cenovou politikou společnosti Microsoft a Google se univerzita ocitla v situaci, kdy je nucena zavést mechanismy pro dlouhodobě udržitelný provoz těchto služeb. Vedení univerzity se sice podařilo vyjednat zvýhodněné podmínky v podobě dočasného navýšení kapacity, avšak v dlouhodobém horizontu musí univerzita přistoupit na redukci uložených dat na obou službách anebo zajistit financování nadlimitního využití kapacity. CIS VUT byl pověřen zavedením příslušných technických opatření. Tato opatření byla navržena tak, aby co nejméně narušila dosavadní využívání služeb, a zároveň poskytla uživatelům dostatečný čas (jeden rok) na kontrolu uložených dat, jejich případnou migraci na jiná úložiště či jiná řešení.

Pro zavedení technických opatření v podobě nastavení limitů byl zvolen více než roční harmonogram skládající se z následujících fází:

Často kladené dotazy

Otázky ke změnám

• Dosud byly limity velmi benevolentní, proč je nutné omezení najednou zavádět?

  Dosavadní podmínky pro využití cloudových úložišť na VUT kopírovaly podmínky využití jednotlivých poskytovatelů těchto služeb. V roce 2023 však došlo k podstatné změně podmínek využití u společnosti Google a následně i u společnosti Microsoft. Vedení univerzity se pro rok 2025 a 2026 podařilo vyjednat individuální zvýhodněné podmínky u obou poskytovatelů těchto služeb, avšak tyto podmínky platí pouze po omezenou dobu. Tuto dobu musí univerzita využít pro nezbytnou redukci uložených dat a pro nastavení dlouhodobě udržitelného modelu fungování cloudových služeb.

• Co by se stalo, pokud by omezení na úložištích nebyla zavedena?

  V případě, že by nebyla zavedena příslušná omezení, hrozilo by riziko, že by došlo k překročení celkové kapacity, kterou má univerzita k dispozici. Znamenalo by to, že veškeré služby v prostředí Google Suite a nebo Microsoft 365 by pro všechny uživatele na univerzitě přešly do režimu umožňující pouze čtení dat (read-only).

• Kdy a kým bylo rozhodnuto o uvedeném postupu?

  V průběhu ledna 2025 připravil CIS ve spolupráci s CIO a dalšími členy vedení několik variant možného postupu. Tyto varianty byly v následujících měsících dále rozpracovány a poté diskutovány na různých fórech. Postupně byly zapracovány jednotlivé připomínky a z nich vzešlo výsledné řešení.

  Klíčová jednání proběhla na těchto fórech:

  • 18. 2. 2025 – porada fakultních systémových integrátorů
  • 5. 3. 2025 – porada tajemníků
  • 10. 3. 2025 – vedení rektorátu
  • 28. 3. 2025 – Rada pro informační systém VUT, Technologická rada VUT
  • 14. 5. 2025 – Rada správců sítí VUT
  • 20. 6. 2025 – Akademický senát VUT
  • 1. 9. 2025 – vedení VUT, rozhodnutí o finální podobě pravidel a postupu

• Jako absolvent nadále využívám účet a mail z dob studia. Bude fungovat nadále?

  Bohužel nebude. Dříve licenční podmínky cloudových služeb umožňovaly zachování přístupu k účtu a e-mailu i po ukončení studia, avšak kvůli změně cenové politiky to již není možné. VUT, v souladu s principy řádného hospodaření, nemůže financovat služby nesouvisející s pracovní nebo studijní činností. Proto budou od 1. 12. 2025 absolventi s aktivním účtem postupně informováni a od 1. 03. 2026 začne proces mazání dat z osobních úložišť a deaktivace účtů a e-mailových schránek.

K úložištím obecně

• K čemu lze využívat kapacitu univerzitních a cloudových úložišť?

  Cloudová i ostatní úložiště VUT slouží výhradně k ukládání dat souvisejících s pracovní, vědeckou či studijní činností na VUT. Není dovoleno je využívat pro osobní data nebo soubory nesouvisející s působením na VUT, jako jsou například fotografie či videa z dovolené.

• Jaké jsou pro mě důsledky překročení limitu kapacity?

  Pokud překročíte kapacitu na osobním úložišti, o žádná data nepříjdete, ale úložiště přejde do režimu „read-only“ – nebude možné na něj ukládat nová data. Plný přístup se obnoví, jakmile velikost uložených dat klesne pod nastavený limit, nebo bude dojde k navýšení rezervované kapacity. Po 1. 10. 2026 budou týmová uložiště s překročenou kapacitou postupně převáděná do režimu pouze pro čtení znepřístupněna a po případném uběhnutí ochranné lhůty budou data odstraněna (tj. bude spuštěna finální podoba mechanismu).

• Jsou k dispozici další možnosti pro uložení dat?

  Možnosti závisí na povaze dat. VUT jako člen sdružení CESNET z.s.p.o. může například využívat úložiště Národní datové infrastruktury.

  Pro menší projekty je možné využít službu OwnCloud, kde každý uživatel může získat kapacitu 100GB.

  Pro ukládání až 2TB na S3 úložišti je možné o kapacitu požádat prostřednictvím jednoduchého formuláře (tlačítko Registrace) po přihlášení prostřednictvím jednotné autentizace VUT. Žádost je zpravidla během krátké doby schválená.

  Pro projekty vyžadující větší kapacitu je nutné sjednat individuální podmínky.

• Co se stane s daty po ukončení studia a nebo zaměstnaneckého poměru?

  Po ukončení studia či pracovního poměru zůstávají vaše data v osobním úložišti a e-mailové schránce dostupná ještě po dobu 30denní ochranné lhůty. Po uplynutí ochranné lhůty budou data nevratně odstraněna. O zahájení ochranné lhůty budete informováni prostřednictvím VUT zprávy.

  V případě týmových úložišť jsou data zachována i po skončení studia nebo pracovního poměru a aplikují se na ně stejné postupy jako na jakékoliv jiné týmové úložiště.

• Jak jsou data na cloudových službách zálohována?

  Zálohování dat zajišťují přímo poskytovatelé cloudových služeb (Microsoft, Google), a to převážně pro své interní potřeby v rámci tzv. disaster recovery. Formální garance dostupnosti těchto záloh však není součástí jejich běžných smluvních podmínek, a to ani u společnosti Microsoft, ani u společnosti Google.

  Na výše uvedených službách není ze strany CIS VUT aktuálně prováděno žádné doplňkové zálohování.

• Proč nemůžu využívat Microsoft 365 Personal účet, když je výrazně levnější?

  Ačkoliv se soukromá verze může zdát jako řádově výhodnější alternativa, její použití pro univerzitní účely (výuka, výzkum, provoz) je absolutně vyloučeno. Nejde pouze o technická omezení, ale především o právní a licenční bariéry, které univerzita musí respektovat.

  Jedná se zejména o tyto důvody:

  • Porušení licenčních podmínek: Podle Microsoft Services Agreement jsou tarify Personal a Family určeny výhradně pro osobní, nekomerční použití. Ukládání jakýchkoliv institucionálních dat (výuka, výzkum, provoz VUT) do těchto účtů je přímým porušením smlouvy.
  • Rozpor s GDPR: VUT vystupuje z pohledu práva jako tzv. správce dat. Zpracování těchto dat (tedy i ukládání do cloudu) může svěřit třetí straně pouze na základě smlouvy (Data Protection Addendum – DPA), která dodavatele zavazuje k nakládání s daty výhradně dle pokynů univerzity. U soukromého účtu taková smlouva ve vztahu k univerzitě neexistuje.
  • Chybějící garance umístění dat: Smlouvy pro instituce (DPA a EU Data Boundary) smluvně zaručují, že univerzitní data fyzicky neopustí servery v Evropské unii. U soukromých účtů Microsoft takovou smluvní garanci neposkytuje.
  • Ztráta kontroly a kontinuity: Osobní OneDrive je vázán na soukromý účet mimo dosah univerzity. VUT k němu nemá žádný přístup. Nelze tak vynutit bezpečnostní a přihlašovací politiku VUT, provést kontrolu dat při auditu či zajištění požadavků Zákona o kybernetické bezpečnosti.

  Tip: Pokud tedy hledáte levnější alternativu, například pro rozsáhlá výzkumná data, zvažte prosím využití například úložných kapacit sdružení CESNET.

Osobní a týmová úložiště a navýšování kapacity

• Kde mohu zjistit obsazenou kapacitu na jednotlivých úložištích?

  Přehled o vlastních úložištích je možné získat v aplikaci CADM na adrese https://cadm.vut.cz. S ohledem na technická omezení na straně provozovatelů cloudových služeb se data mohou zobrazovat s několikadenním zpožděním. 

  Další možností je náhled na obasazenou kapacitu přímo u jednotlivých cloudových služeb:
  - Microsoft Outlook: https://outlook.cloud.microsoft/mail/options/accounts-category/storage
  - Microsoft OneDrive: https://vutbr-my.sharepoint.com/
  - Google Drive: https://drive.google.com/settings/storage
  - Google Drive: https://drive.google.com/drive v levém dolním rohu prohlížeče (v některých případech je nutné odrolovat obsah menu v levé liště a případně provést znovunačtení celé stránky - reload/refresh). Pro sdíslené disky (shared drive) je nutno vybrat příslušný sdílený disk a v právem horním rohu vybrat ikonu se symbolem i (v kruhu), která otevře informační lištu kde je zobrazeno obsazené místo.

  
  

  

  

  
  
  

• Proč je možné navýšit kapacitu na osobním úložišti za dvojnásobnou cenu, jaký je rozdíl mezi osobním a týmovým úložištěm?

  Osobní úložiště slouží primárně pro ukládání dočasných souborů, systémových nastavení uživatele a profilu uživatele. Tento obsah by měl být pouze velmi výjimečně sdílen s jinými uživateli. Po ukončení studia či pracovního poměru jsou data na osobním úložišti příslušného uživatele odstraněna. Z toho důvodu je všem uživatelům na osobních úložištích poskytována pouze minimální technická kapacita, u které není žádoucí, aby byla dále navyšována na úkor týmových úložišť.

  Pro ukládání dat jako jsou pracovní dokumenty, výsledky projektů, měření, prezentace atd. jsou určena týmová úložiště, jejichž obsah je zachován po celou dobu existence příslušného týmu. Pokud mají být data na týmovém úložišti dostupná pouze jedné osobě, lze vytvořit úložiště s jediným členem. Kapacitu týmového úložiště je možné dle potřeby navýšit.

• Jak lze navýšit kapacitu na týmovém úložišti a kdo to může provést?

  Kapacitu týmového úložiště (tzv. rezervovanou kapacitu) je možné navýšit až na 10TB. Navýšení rezervované kapacity je však podmíněno spoluúčastí na nákladech spojených s provozem příslušného typu úložiště dle platného ceníku.

  Navýšení rezervované kapacity může provést každý uživatel a následně schválit "příkazce operace" oprávněný k operacím typu "provoz" v rámci elektronické finanční kontroly VUT (EFK). Není přitom nutné, aby byl příkazce operace byl členem příslušného týmového úložiště nebo měl přístup k jeho datům. Navýšení kapacity se provádí aplikace cadm na adrese https://cadm.vut.cz.
  Návod k použití aplikace a další informace naleznete zde.

• Proč je navyšování kapacity možné provádět jen v pevně stanovených krocích?

  Uvedené vyplývá z technických omezení na straně poskytovatelů cloudových služeb, kdy rozhraní pro automatizovanou správu diskového prostoru (API) neumožňuje přímé přiřazování hodnot nastavených kapacit pro jednotlivé typy úložišť. Nastavování kapacit tak musí být řešeno přiřazováním uživatelů do předem předdefinovaných kapacitních profilů.

• Disky jsou přece levné, proč je ukládání dat v cloudových úložištích tak nákladné?

  Spolehlivé a bezpečné ukládání dat, která mají být trvalé přístupná, je sofistikovanou IT disciplínou a náročnost realizací nelze srovnávat s diskovými kapacitami v řešeních určených například pro domácí použití. Jakékoliv úložiště dat, které má být trvalé přístupné, musí být řešeno pokročilými technickými prostředky v podobě infrastruktury diskových polí, která jsou zpravidla rozprostřená ve více lokalitách. Velké nároky tvoří také zálohovací infrastruktura, která musí být schopna kapacitně obsáhnout několik kopii primárních dat. Celá HW infrastruktura musí být v pravidelných cyklech obnovována s ohledem na morální zastarávání technologií a požadavky na nárůst uložné kapacity.

  Proto doporučujeme v projektech pečlivě zvážit způsob ukládání dat, zejména zda je skutečně nutné ukládat objemná data jak dočasného, tak zejména trvalého charakteru na takto drahá úložiště, a zda by nebylo vhodnější využít levnější alternativu.

• Proč služby stojí tolik, kolik stojí, je cena garantována?

  Ceny za navýšení rezervované kapacity odpovídají nákladovým cenám CIS, za které jsou služby nakupovány od cloudových poskytovatelů. Tyto ceny jsou výsledkem veřejné zakázky a jsou fixovány minimálně na jeden rok. Vzhledem k nepředvídatelné cenové politice provozovatelů cloudových služeb však nelze zaručit, že zůstanou beze změny.

• Proč v aplikaci CADM nevidím aktuální obsazenou kapacitu úložišť Google a proč u M365 jsou údaje zobrazovány se zpožděním?

  Společnost Google aktuálně neposkytuje API rozhraní, přes které by bylo možné informace o obsazené kapacitě do aplikace CADM vyčíst. Prostředí M365 takové API sice k dispozici má, ale údaje v něm jsou dostupné až s několikadenním zpožděním. Samotné nastavování a změny kvót (například při jejich navýšení) se však v obou prostředích dějí vždy okamžitě v reálném čase.

Mailové schránky

• Je možné navýšit kapacitu e-mailové schránky?

  Navýšení kapacity mailové schránky je možné navýšit stejně jako kapacitu ostatních typů úložišť.

• Jak fungují omezení sdílené kapacity mezi e-mailovou schránkou a osobním diskem Google?

  Služby Google neumožňují nastavit samostatné limity pro osobní disk a e-mailovou schránku, z toho důvodu je kapacita mailové schránky Google společná pro osobní disk Google a navýšení kapacity mailové schránky Google je nutné provést prostřednictvím navýšení kapacity osobního disku Google.

• Co se stane s doručenou poštou v případě překročení kvóty v prostředí M365?

  Při překročení přidělené kvóty v prostředí M365 nebude z vaší schránky možné odesílat nové e-maily, avšak veškerá příchozí pošta vám bude i nadále doručována. Upozorňujeme, že toto chování platí pouze pro prostředí M365, nikoliv pro Google. V případě překročení kvóty u služby Google bude příchozí pošta odmítnuta a odesílateli se vrátí zpět jako nedoručitelná.